Kombinat planistyczny na szkoleniu

Kombinat planistyczny przeznaczony jest dla min. 40 osób, a najlepiej udaje sie przy liczbie około 100. Delegatów dzieli się na kilka, kilkanaście grup.  Najlepiej udaje się, gdy grupy liczą sobie po 10-15 osób, ale liczba nie jest najważniejsza. Chodzi o to, by ludzie, którzy na co dzień pracują razem, stanowili jedną grupę. Firmy zwykle prowadzą więc to szkolenie jednocześnie dla kilku zespołów projektowych. Dostosowują formę do liczebności grup.

Czas trwania szkolenia nie powinien być krótszy niż 8 godzin, ale może wynosić i kilka dni. Do przeprowadzenia kursu potrzebna jest liczba trenerów około dwa razy większa niż liczba grup.

folder pełen zadań

Wszystkie grupy zbieramy na początku szkolenia do wspólnej sali i ogłaszamy, że dziś będą uczestniczyć w dość skomplikowanej grze. Wygra ta grupa, która zbierze najwięcej punktów. Za każde zadanie jest ich określona liczba. Poza tym trenerzy nie podają żadnych informacji. Za to wręczają grupom po jednym folderze pełnym dokumentów.

Folder zawiera informacje, że ćwiczenia, za które można uzyskać okresloną liczbę punktów, to w istocie pojedyńcze, krótkie gry menedżerskie  (patrz opis niżej). Każda z nich odbywa się w innym pomieszczeniu. Każdą można wykonywać o dowolnej porze, wystarczy sobie zarezerować czas na planie. Plany rezerwacji znajdują się na drzwiach pokoi, w korych, pod okiem trenera wykonuje się zadania. Problem w tym, że grup jest wiele, a dla każdego z ćwiczeń przeznaczono tylko jedno pomieszczenie. Jeśli więc grupa 1 zarezerowała sobie  zadanie A na godzinę 12.00, grupa B musi w tym czasie zaplanować coś innego.

Dodatkowo, nie w każdej grze uczestniczy cała grupa. Niektóre z nich są przeznaczone dla pięciu czy siedmiu osób, reszta zespołu ma więc w tym czasie robić coś innego.

Przygotwujący szkolenie powinni pamiętać, że jeśli np. dane zadanie trwa średnio pół godziny, rezerwacji powinny być możliwe tylko o równej godzinie lub o pół do godziny. Inaczej grupa A zaplanuje sobie zadanie na 12.45, a grupa  B na 13.30. Czas między 13.15 a 13.30 będzie więc zmarnowany.

Zadań powinno być mniej więcej tyle co grup.

Oprócz opisów ćwiczeń prowadzonych pod okiem trenerów w folderze informacyjnym znajdują się inne obowiązki, które grupa musi wypełnić. Może to jednak zrobić w dowolnym miejscu, czasie, i z pomocą dowolnej liczby osób. Takie zadania to: wypełnić ankietę, przeczytać artykuł i odpowiedzieć na pytania, opracować plan kampanii reklamowej. Wszystko zależy od specjalizacji szkolonych ludzi. Oprócz zadań poważnych można też przygotować kilka rozluźniających: zrobić wspólne grupowe zdięcie, ale tak, by wszyscy stali na rękach. Zawiązać największy węzeł z liny alpinistycznej. Narysować zabawny portret jednego z członków zespołu.

Trzecia kategoria informacji to tzw. szum informacyjny. Zwykle stosuje się go w assesment centers, kedy kandydat do pracy dostaje 500 stron dokumentów, z których 90% jest nieistotne. Ma za to zaledwie kilka minut na znalezienie właściwiej informacji. Podobnie można zrobić tutaj. Podczas jednego ze szkoleń włożyłem do folderu 500 pytań typu "jaka jest wysokość Mount Everest", dając za każde minimalną ilośc punktów. Mimo, że gracze znali punktację, poniesieni emocjami zmarnowali mnóstwo czasu na odpowiadanie na pytania. Zabrało im go do innych, lepiej punktowanych zadań.

Cała koncepcja kombinatu polega na tym, że gracze mają nadmierną ilość zadań.  Żeby wykonać w ograniczonym czasie jak najwięcej z nich, muszą sie podzielić rolami, planować skrupulatnie czas, koordynować działania. Muszą ustalić, które czynności są najważniejsze a których wykonać nie zdążą. Jednak muszą swoje plany na bieżąco korygować - jeśli np. inny zespół uprzedził ich w rezerwacjach ćwiczeń. Muszą wtedy zmienić ich kolejność, albo zdecydowac się na zupełnie inne zadania.

Wszystko analogicznie do sytuacji, z jaką stykają się grupy projektowe w codziennej pracy.

Dlaczego trenerów powinno być mniej więcej dwa razy tyle co grup? Połowa z nich prowadzi gry. Każdemu z pozostałych przypisujemy jedną grupę. Przygląda się on jej przez całe szkolenie. Tak, by na koniec przeprowadzić dyskujsę ewaluacyjną  i przygotować skrojony dokładnie dla potrzeb graczy tradycyjny trening.

wieża z domino

W prezentowanym szkleniu planowania, priorytetów, koordynacji i zarządzania czasem dotyczy nie tylko struktura kursu. Także pojedyńcze zadania - gry, ćwiczenia fizyczne, zabawy grupowe prowadzone według metody experiential learning, uczenia doświadczalnego - związane są z tematem.

Poniżej przedstawiona jest jedna gra oraz jedno ćwiczenie grupowe, które mogą być zastosowane w takim kursie. Są to oczywiście przykładowe zadania. Trenerzy, przygotowując szkolenie, powinni dobrać własne, dostowane do potrzeb uczestników kursu.

Jedną z gier może być "Domino Tower" - adaptacja ćwiczenia o tej samej nazwie przedstawionego w "50 Activities for Unblocking Your Organisation",   Frencis and Woodcock, Gower, Aldershot, 1990.  Można ją przeprowadzić w ciągu około godziny, dla grupy 10-15 osób. Daje ona uczestnikom możliwość analizowania własnych zdolności planistycznych w konkurencyjnym środowisku.

Delegatów dzielimy na dwa czterosobowe zespoły, pozostałym uczestnikom dając role obserwatorów. Każdemu z graczy dajemy komplet domino. Tłumaczymy uczestnikom, że mają minutę na zaplanowanie, jak wysoką wieżę są w stanie zbudować z klocków domino w ciągu minuty - każdy z nich buduje własną wieżę. Za każdy właściwie zaplanowany centymetr wysokości otrzymają po pięć punktów. Za każdy centymetr wybudowany ponad plan - jeden punkt. Jeśli skonstruują wieżę niższą niż zaplanowana - otrzymują jeden punkt za każdy wybudowany centymetr. Przykładowo, jeśli ktoś zaplanował 20cm i tyle wybudował, otrzymuje 100 pkt. Jeśli wybudował 25cm - 105pkt, jeśli 15cm - 15 pkt.

Kiedy każdy z graczy określił swój plan, dajemy minutę na budowę. Następnie merzymy wieże i przyznajemy punkty. Zwycięzcy możemy przyznać symboliczną nagrodę.

Teraz prosimy grupy o ocenę, jaką wysokość mogą mieć wybudowane przez nich wieże, jeśli zadanie powtórzymy. Tym razem istotna jest suma wysokości czterech wież wybudowanych przez zespół. Punktacja nie zmienia się w tej rundzie.

Po minucie planowania dajemy kolejną na budowę. Mierzymy wysokości, sumujemy i przyznajemy punkty. Następnie przeprowadzamy dyskusję ewaluacyjną. W jaki sposób gracze estymowali wysokość wież? Czy ryzykowali planowanie wysokich wież licząc na wiele punktów, czy dla bezpieczeństwa zaplanowali niższe? W jaki sposób przebiegała zespołowa estymacja w drugiej rundzie?

Kiedy gracze wyciągną szereg wniosków, przeprowadzamy raz jeszcze pierwszą rundę, po czym dyskutujemy zmiany w ich planowaniu i ich przyczyny. Przeprowadzamy drugą rundę i poddajemy dyskusj zmiany w zachowaniu całego zespołu. Prosimy uczestników o zanotowanie wniosków.

równoważnia

Kolejne ćwiczenie także dotyczy planowania. Pochodzi z zestawu Management Oudoor opracowanego przez brytyjskich konsultantów - Billa Krouwela i Stephena Goodwilla. Do jego przeprowadzenia niezbędne są elementy rusztowania budowlanego lub podobne. Rurki 240 cm (4szt.) i 120cm (8szt.), "kolanka" służące do łączenia rurek (8szt.), 6 metrów samochodowej linki holowniczej, dwa lekkie kołowrotki, które można zawiesić na rurkach i przeciągnąć przez nie linkę.  Dwa kilkunastolitrowe zbiorniki na wodę.

Z rusztownia budujemy mocny prostopadłościan o wysokości 240cm i szerokości/długości 120. Na jego dwóch górnych, równoległych krawędziach krawędziach mocujemy kołowrotki i zawieszamy na nich linę holowniczą. Jej końce spadają wtedy ku dołowi wzdłuż naprzeciwległych ścian prostopadłoscianu. Jeśli pociągniemy w dół za jeden  nich, łatwo uniesiemy do góry drugi - lina jeździ wtedy na kołowrotkach, podobnie jak lina górskiej kolejki gondolowej na kółkach zawieszonych na słupach podtrzymujących stalową linę nośną.

Na końcach liny zawieszamy wtedy zbiorniki na wodę. Jeden z nich napełniamy wodą niemal po brzegi. Ponieważ lina jest zbyt krótka, by oba zbiorniki jednocześnie stały na ziemi, jeden z nich uniesie się do góry.

Zadanie uczestników doprowadzić do tego, by kontener znajdujący się na ziemi uniósł się, a wiszący delikantnie opadł na ziemię. Delegaci mają do dyspozycji plastikowe rurki o łącznej długości 2.5 metra, metrową plastikową rynnę, trzy plastikowe kubki do herbaty, 5 metrów mocnej linki, szeroką i mocną taśmę klejącą, duże wiadro. Mają też ograniczenie: znajdując się w mniejszej niż 2.5 metra odległosci od rusztowania, nie mogą dotykać niczego. Ani rusztowania i zawieszonej konstrukcji, ani rekwizytów, które mają do dyspozycji.  

Jest jeszcze jeden warunek. Najpierw muszą zaplanować każdy krok, przedstawić go trenerowi (ten nie ma prawa komentować planu) i dopiero wtedy mogą rozpocząc pracę. Za każdego odstępstwo od planu otrzymują punkty karne.

Grupa, przed którą postawmy to zadanie, może z początku uważać je za niewykonalne. Warunek, że w bezpośredniej bliskości rusztowania nie mozna niczego dotykać przekreśla bowiem większość pomysłów na rozwiązanie zadania.
Jeśli jednak pozwolimy grupie na chwilę namysłu, powinna wpaść na jakieś rozwiązanie.

W fazie konstrukcyjnej należy zwrócić uczestnikom uwagę, jak często muszą adoptować plan do nowej sytuacji. Punkty karne uświadamiają, jak trudno jest zaplanować wszystko "na sucho" i później trzymać się tego sztywno. Warto mimo to raz jeszcze podkreślić to w dyskusji, która następuje po wykonaniu przez grupę zadania.

szukamy skarbu

Po zakończeniu kombinatu trenerzy potrzebują przynajmniej kilku godzin, by podsumować gry i wyłonić zwycięzcę oraz dostosować zaplanowane treningi do potrzeb poszczególnych grup. Potrzeby te określa się na podstawie zachowań zaprezentowanych przez kursantów. W czasie pracy nad treningami uczestnicy kursu nie moga się  jednak nudzić. Można im wtedy zaproponować zabawę w szukanie skarbu. Ma ona sporo wspólnego z planowaniem i koordynacją pracy w grupie. Wymaga około 2-4 godzin.

Zabawę przeprowadzamy w lesie. Każdej z grup należy dać mapę lasu i zaznaczyć na niej obszar, poza który nie należy się oddalać. W lesie uprzednio ukryto w różnych miejscach tyle przedmiotów ile jest zespłów. Każda z grup ma za zadanie zneleść swój przedmiot. Jeśli znajdzie skarb  należący do innego zespołu, ma go odłożyć na miejsce.

Opócz mapy, każdy z zawodników otrzymuje też gwizdek, latarkę i kompas. Powinien też być odpowiednio obrany. Konieczny jest ciepły sweter, peleryna i mocne buty. Nawet jeśli las jest bezpieczny a zabawa odbywa się w lato, zwykła burza może przyprawić bnieodpowiednio ubranych delegatów o przeziębienie. Warto tego uniknąć.

Gracze mają jeszcze dwa ograniczenia: po lesie wolno im się poruszać jedynie parami lub w wiekszych grupach. Muszą też w wyznaczonych przez trenerów miejscach stworzyć centralny punkt kontaktowy. Przez cały czas musi się w nim znajdować przynajmniej jedna osoba. Zapytana przez trenera, gdzie znajdują się pozostali członkowie zespołu, w ciągu pięciu minut musi być w stanie zlokalizować ich dokładną pozycję.

Zespół, który pierwszy znajdzie skarb, wygrywa.

Zabawa może się wydawać jedynie zwykłą grą harcerską. Jednak grupa, która w ciągu kilku godzin musi w zalesionym terenie o powierzchni kilku km2 znaleść niewielki przedmiot, musi dokładnie zaplanować swoje działania i koordynować pracę. Doskonałej kordynacji wymaga też spełnienie warunku zlokalizowania zawodników w pięć minut. W lesie widoczność jest przecież ograniczona do kilkuset metrów, a delegaci nie mają krótkofalówek lecz gwizdki i własne głosy.

Dodatkową trudnością jest rownież to, że na tym samym terenie poszukiwania prowadzi kilka czy kilkanaście grup. Tymczasem gwizdki wszystkich wydają ten sam dzwięk, a ludzie zwykle nie są tak dobrzy w rozpoznawaniu głosów. Szczególnie, że tłumi je szum drzew.

Dlatego zwykle wygrywają w tej konkurencji grupy, które najpierw spędziły kilkanaście minut nad mapą planując styl przeczesywania lasu i opracowały sprawny, innowacyjny sposób wzajemnego lokalizowania się graczy. Oczywiście nie mozna przweidzieć tego, że któraś grupa znajdzie swój skarb jako pierwsza zupełnie przypadkiem. Dlatego warto zapowiedzieć już na początku gry przyznanie nagród także za drugie i trzecie miejsce. Mało prawdopodobne, by zdarzyły się trzy ślepe trafy z rzędu.